Arbeiten mit externen Dienstleistern
Externe Entwicklungspartner erfolgreich ins Projekt integrieren
Warum die Arbeit mit externen Dienstleistern ihr Unternehmen schneller voranbringt
Externe Dienstleister können nicht nur die Qualität, sondern auch die Umsetzung Ihres Vorhabens und damit Ihr Unternehmen beschleunigen. Zusätzlich kann der Einsatz eines externen Dienstleisters die eigenen personellen Ressourcen entlasten und das Know-how stärken.
Allerdings sind manche Unternehmen und Projektleiter unsicher und haben Zweifel, die Umsetzung einem kompetenten Partner anzuvertrauen.
Typische Vorbehalte bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern
- Das Projekt ist zu komplex für externe Dienstleister.
- Externe können nicht immer von heute auf morgen loslegen, sondern benötigen Vorlauf. Dazu haben wir keine Zeit.
- Ein externer Dienstleister lenkt nur ab und ich kann mich nicht mehr auf meine Arbeit konzentrieren.
- Die Kosten sind zu unübersichtlich und schlecht planbar.
- Die Koordination der Teams macht nur zusätzliche Arbeit und wir schaffen die Deadline für das Projekt nicht.
Haben Sie sich bei einer oder mehreren Aussagen wiedererkannt?
Viele dieser Herausforderungen entstehen vor allem dann, wenn externe Dienstleister kurzfristig für ungeplante Aufgaben oder Engpässe eingebunden werden.
In ohnehin angespannten Projektsituationen kann die zusätzliche Abstimmung mit einem externen Partner den Aufwand weiter erhöhen, besonders dann, wenn Anforderungen, Zuständigkeiten und Schnittstellen nicht im Vorfeld definiert wurden.
Unsere Empfehlung:
Binden Sie externe Dienstleister gezielt für planbare Aufgaben und klar abgegrenzte Projektbereiche ein.
So lassen sich Kompetenzen sinnvoll ergänzen, interne Ressourcen entlasten und die Zusammenarbeit effizienter gestalten.
Dies könnte Ihnen dabei helfen:
1. Analysieren des Projektes
Analysieren Sie zu Beginn Ihr Projekt und unterteilen Sie dieses in mehrere kleine Aufgaben, Tätigkeitsbereiche und Meilensteine.
Die Komplexität eines Projekts liegt häufig nicht in der technischen Herausforderung selbst, sondern vielmehr in der Vielzahl unterschiedlicher Komponenten, Schritte oder Aufgaben, die aufgrund der oft hohen Dynamik im Projekt selbst für interne Mitarbeiter schwer zu erfassen sind.
Werden diese jedoch einzeln betrachtet, sind sie häufig weder besonders dynamisch noch komplex, sodass sie gut an externe Dienstleister vermittelt und ausgelagert werden können.
Zusätzlich unterstützt die klare Unterteilung sowie der strukturierte Aufbau der einzelnen Schritte die internen Mitarbeiter bei der externen wie auch bei der internen Koordination.
2. Holen Sie den Experten frühzeitig in Ihr Team
Vermeiden Sie zusätzlichen Mehraufwand in bereits angespannten Projektsituationen.
Durch die frühzeitige Einbindung eines externen Dienstleisters kann auf dessen Expertenwissen im jeweiligen Fachgebiet zurückgegriffen werden. Dank der unvoreingenommenen Sichtweise und des Know-hows eines externen Dienstleisters können bislang unbekannte Probleme bereits im Vorfeld erkannt und direkt bei der Umsetzung berücksichtigt werden.
Sie greifen auf bereits vorhandenes Spezialwissen und bewährte Lösungsansätze zurück, statt benötigtes Know how zunächst intern aufbauen zu müssen. Dies steigert nicht nur die Qualität und verkürzt die Entwicklungszeit, sondern verhindert auch das Auftreten unvorhergesehener Probleme.
Des Weiteren können durch die frühzeitige Einbindung eines externen Dienstleisters nicht nur alle Beteiligten ihre Ressourcen besser planen und aufeinander abstimmen, sondern auch die Kosten genauer kalkuliert werden.
3. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Fachgebiet und Kerngeschäft
Konnten Sie eine Aufgabe oder ein Tätigkeitsfeld an einen externen Dienstleister vergeben, haben die bei Ihnen frei gewordenen personellen Ressourcen die Möglichkeit, sich um Ihre Kernkompetenzen, Fachgebiete und andere interne Aufgaben zu kümmern, um das Geschäft weiter anzukurbeln und den Erfolg des Projekts sicherzustellen.
Unabhängig davon können Sie vom Wissen, von der Umsetzung sowie von der Herangehensweise des externen Dienstleisters nicht nur profitieren, sondern gegebenenfalls auch lernen. Dies ermöglicht es Ihnen, mithilfe des externen Dienstleisters internes Fachwissen aufzubauen und eigene Experten anzulernen, die beispielsweise einzelne Teile nach Abschluss des Projekts weiter betreuen und erweitern können.
4. Planbare Kosten von Projektbeginn an
Sorgen Sie für einfache und klare Kalkulationen.
Wird der externe Dienstleister von Beginn an in das Projekt eingebunden und das Projekt im Vorfeld sorgfältig analysiert sowie in kleine Aufgaben, Tätigkeitsbereiche und Meilensteine unterteilt, ist auch eine klare Kalkulation für den externen Dienstleister möglich.
Somit ist ein Kostenrahmen bereits zum Projektstart definiert und sorgt nicht während des Projektverlaufs für unklare oder immer wieder nachträglich schlecht kalkulierbare Kosten.
Durch die Vereinbarung fester Stundensätze sowie eines festen monatlichen Budgets bleiben Ihre Kosten und Ihre Zeitplanung zusätzlich stabil.
Sie planen ein zukünftiges Projekt?
Wir möchten Ihnen Ihre Unsicherheiten bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern nehmen.
Wir helfen Ihnen, Ihr Projekt in unseren Spezialgebieten erfolgreich zu realisieren.
Zusätzlich unterstützen wir Sie dabei, Ihr Vorhaben bereits im Vorfeld mithilfe unseres Fachwissens zu analysieren sowie in Aufgaben, Tätigkeitsbereiche und Meilensteine zu unterteilen.
